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负库存的优点与缺点简要分析
账面库存数量呈现负数虽不是一件令人称心的事情,但在实际运作中,由于数据录入的不及时和过失等种种原因又的确会出现负库存现象。
看待负库存有两种不同的观点。一种是不允许出现负库存。当作业使账面数出现负库存时,不允许这个作业的执行。在配货、分发等作业中,这种要求非常合理,这些作业是根据计算机账面库存而不是实物库存。
假如在这些作业中允许存在负库存,那么就会发生批准了的配货单等无法执行的情况。但是在分发等作业中,不允许出现负库存就不太合理了,由于分发是根据实际库存而不是计算机账面库存来的。既然有实物库存,就必需允许它销售。所以,另一种是允许一定条件下负库存的存在,并及时检查出现负库存的原因,比方货品串码,使得该入账的货品没有入账,不该入账的货品反而入账;又如没有及时输入入库单据而销售等。
负库存的呈现在一定程度上提醒了销售活动中的过失,假如能由此对这一状态有效要求和监控,则将有益于提高管理。但是,负库存的出现也带来了诸多问题。最突出的是库存成本计算和出库成本计算的问题,由于此时无法确定这些成本。普通做法是在出现负库存时,运用一个合理的暂估成本来计算,待可以确认真实成本时,对库存成本和出库成本调整。这个调整的计算量比较大,完全人工化的调整非常烦琐,建议由计算机系统自动做出调整则是一种较好的处理办法。当运用真实成本冲抵暂估成本时,系统应可以辨别分发、领用、损耗、配货等各类出库作业的成本调整额。负库存的控制应辨别不同对象和不同作业。对存货仓库,应当控制负库存;对价格高的商品,不管寄存地点是仓库还是卖场,都应当控制负库存;对根据计算机账面库存数的配货和分发等作业,需要控制负库存。
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